Política de tratamiento de datos personales

Kapybit, estudio de desarrollo de software en Colombia, correo hola@farmsmanager.com.

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), y aplica a los datos personales que tratamos a través del sitio farmsmanager.com, de la aplicación app.farmsmanager.com y de nuestros canales de contacto.

• Dato personal: cualquier información que identifica o puede identificar a una persona.
• Titular: la persona a quien se refieren los datos.
• Tratamiento: recoger, guardar, usar, circular o borrar datos.
• Responsable: quien decide sobre el tratamiento. Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

Si nos escribe desde el sitio: su nombre, el nombre de la granja, el número aproximado de galpones, el municipio, su celular o WhatsApp y, si lo da, su correo. Hoy el formulario abre su propio programa de correo con esos datos ya escritos: no los recibimos hasta que usted envía ese correo.

Si crea una cuenta o es invitado a una: nombre, documento de identidad, correo, celular, datos de facturación, la contraseña (que guardamos cifrada, nunca en texto legible), el rol y los permisos, y el registro de actividad (qué se hizo, quién y cuándo), que es parte de la auditoría del servicio.

Información de la operación de la granja que registra el equipo: no son datos personales en sí, pero pueden quedar asociados a quien los anotó o aprobó.

No pedimos datos sensibles (salud, origen étnico, orientación política o religiosa, datos biométricos) ni datos de niños, niñas o adolescentes. Si alguna vez fuera necesario un dato sensible, responderlo sería opcional y se lo diríamos expresamente.

• Responder su solicitud de contacto y conversar sobre si FarmsManager le sirve.
• Crear y administrar cuentas, usuarios y permisos, y verificar la identidad al entrar.
• Prestar el servicio: registrar, aprobar, calcular y mostrar la información de la granja.
• Facturar y cobrar lo acordado, y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Dar soporte, avisarle de cambios, mantenimientos o incidentes de seguridad.
• Mantener la seguridad del servicio, investigar usos indebidos y llevar la auditoría de cambios.
• Mejorar el producto con estadísticas agregadas y anónimas.

No vendemos ni alquilamos datos personales y no los usamos para publicidad de terceros. Si quisiéramos usarlos para una finalidad distinta, le pediríamos una nueva autorización.

Si como Titular de Cuenta registra en FarmsManager datos de sus empleados, operarios o clientes, usted es el responsable de esos datos y FarmsManager actúa como encargado: los tratamos solo para prestarle el servicio, siguiendo sus instrucciones y esta política. A usted le corresponde contar con la autorización de esas personas y atender sus solicitudes; nosotros le ayudaremos a hacerlo.

Pedimos su autorización antes de tratar sus datos. Puede darla por escrito, por medios electrónicos o con una conducta inequívoca, como enviarnos el formulario de contacto después de leer el aviso que lo acompaña o crear una cuenta aceptando esta política. Conservamos prueba de esa autorización.

Puede revocarla en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos.

Como titular de los datos, usted tiene derecho a:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos;
• pedir prueba de la autorización que nos dio;
• ser informado de cómo hemos usado sus datos;
• revocar la autorización y pedir que borremos sus datos cuando no haya un deber legal o contractual de conservarlos;
• acceder gratis a sus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho su consulta o reclamo ante nosotros.

Escríbanos a hola@farmsmanager.com indicando su nombre, su documento de identidad, cómo contactarlo y qué solicita. Si actúa en nombre de otra persona, adjunte el documento que lo acredita. El área encargada de atender estas solicitudes es la administración de FarmsManager.

• Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): las respondemos en máximo 10 días hábiles desde que las recibimos. Si no alcanzamos, le diremos por qué y responderemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar, borrar o revocar): los respondemos en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a recibirlos completos. Si no alcanzamos, le diremos por qué y responderemos en máximo 8 días hábiles más. Si al reclamo le falta información, se la pediremos en los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin que la envíe, se entenderá que desistió.

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta (encargados), con contratos que les exigen confidencialidad y seguridad:

• Google Cloud (servidores de la aplicación) y MongoDB Atlas (base de datos), en la región de Virginia del Norte, Estados Unidos. Esto constituye una transmisión internacional de datos, que hacemos a un país con nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio y bajo las garantías que exige la ley.
• Firebase Hosting, de Google, para publicar este sitio.
• El proveedor de correo electrónico con el que respondemos sus mensajes.

Si usted decide escribirnos por WhatsApp, esa conversación también se rige por las condiciones de WhatsApp (Meta).

Solo entregaremos datos a una autoridad cuando una ley o una orden judicial lo exija.

• La comunicación con el sitio y la aplicación va cifrada.
• Las contraseñas se guardan cifradas de forma que nadie, ni nosotros, puede leerlas.
• Cada cuenta está separada de las demás, y cada persona ve solo lo que sus permisos le dejan ver.
• Queda registro de quién cambió qué y cuándo, incluido cualquier acceso del equipo de soporte.
• Guardamos una copia completa de la base de datos todos los días.

Si ocurriera un incidente que comprometa sus datos, se lo informaremos a usted y a la Superintendencia de Industria y Comercio como lo exige la ley.

Los datos de una cuenta, mientras la cuenta exista y hasta 30 días después de cerrada (el plazo para exportar). Los datos que la ley nos obliga a conservar —por ejemplo, los contables y de facturación— por el tiempo que la ley indique. Los datos de una solicitud de contacto que no termine en una cuenta, por máximo 12 meses.

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Si la cambiamos de forma sustancial, se lo avisaremos antes de aplicar el cambio y, si afecta las finalidades, le pediremos de nuevo su autorización. Los datos se tratarán mientras sean necesarios para las finalidades descritas.